Ms. ACCES
Operasi Dasar Basis Data
Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ditempatkan.
Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.
Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi:
- Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari asip yang baru.
- Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari asip.
- Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), identik dengan penambahan map arsip baru.
- Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel).
- Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.
- Pengambilan data dari sebuah file/tabel.
- Pengubahan data dari sebuah file/tabel.
- Penghapusan data dari sebuah file/tabel.
Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.
Tujuan Basis Data
Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:
1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).
2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.
3. Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.
4. Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.
5. Kelengkapan (Completeness)
Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.
6. Keamanan (Security)
Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.
7. Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)
Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data)
Penerapan Basis Data
Hampir disemua aspek pemanfaatan perangakat komputer dalam sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis data.
Secara lebih teknis bidang-bidang umum yan telah memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara lain:
- Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai.
- Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), apotek dll.
- Akuntansi untuk berbagai perusahaan.
- Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll
- Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan bnayaknya pelanggan (bank, konsultan dll)
Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:
- Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon nasabah.
- Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi, pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.
- Rumah Sakit, dalam melakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen, menangani pembayaran perawatan.
- Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar-masuk, barang (inventory).
- Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data karyawan.
- Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan.
- Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll.
Database dengan Microsoft Access
Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.
Komponen Database:
- Tables: merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.
- Queries: berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang dikehendaki.
- Forms: berfungsi memasukkan data, menampilkan data serta mengedit data dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang sendiri.
- Reports: berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
- Pages: berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages.
- Macros: berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam mengolah data.
- Modules: berfungsi untuk merancang bermacam-macam modul aplikasi dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.
Tipe Data pada Access
Text
Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 255 karakter yang merupakan type default.
Memo
Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 65.535 karakter.
Number
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.
Date/time
Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.
Currency
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.
Auto Number
Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis)
Yes/No
Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
OLE Object
Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atas Harddisk)
Hyperlink
Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.
Lookup Wizard
Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.
TABEL
Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men-sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.
A. QUERY
Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan, atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
. Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan:
1. Create query by using wizard
2. Create query in design view
Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min, Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.
Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini:
Field : nama field yang ingin ditampilkan
Table : nama tabel dari field tersebut
Sort : mengurutkan data hasil query
Show : mengatur field ditampilkan atau tidak
Criteria : syarat dari data yang ingin ditampilkan.
MENGGUNAKAN FASILITAS MACRO
Macro merupakan sarana untuk membuat serangkaian perintah otomatis, yang berisi sejumlah aksi berbentuk perintah yang dapat mengotomatisasikan operasi setiap kali bekerja dengan cara yang sama. Macro dapat dijalankan melalui Command Button, On Click pada kontrol property, tombol pada toolbar, kombinasi kunci atau dari macro yang lain. Macro dapat berupa macro tunggal yang terdiri dari beberapa aksi atau bisa berupa macro yang merupakan kumpulan beberapa macro yang saling berkaitan yang disimpan secara bersama-sama dengan satu buah nama macro.
